Jahresverträge mit Hausverwaltungen sind das Rückgrat vieler Hausmeisterdienste – aber kaum eine Software kann sie sauber abrechnen. WiHaus stellt Jahres-, Dauer-, Abschlags- und Schlussrechnungen automatisch, mahnt überfällige Beträge und ordnet Zahlungseingänge per Bank-Import zu.
Viele Hausmeisterdienste arbeiten mit Hausverwaltungen in Jahresverträgen: feste Pauschalen für Treppenhaus, Grünpflege, Winterdienst und Kleinreparaturen. Genau dafür findet sich am Markt kaum Software – die meisten Abrechnungsprogramme sind für Einzelaufträge gebaut, nicht für laufende Verträge. Die Folge: Die Jahresrechnung wird am Jahresende mühsam von Hand zusammengestellt, Abschläge gehen dabei verloren, und niemand hat den Überblick, welcher Kunde noch was schuldet. Wenn dir das bekannt vorkommt, brauchst du eine Software, die Jahresverträge von Grund auf versteht.
Jahresverträge, aber keine passende Software: Die meisten Programme kennen nur Einzelrechnungen. Wer mit Hausverwaltungen Jahrespauschalen vereinbart hat, rechnet am Jahresende mit Excel und Taschenrechner nach.
Abschläge gehen unter: Zwischenzahlungen während des Jahres müssen in der Schlussrechnung verrechnet werden. Ohne System verliert man schnell den Überblick, was schon abgerechnet wurde.
Mahnwesen per Hand: Überfällige Rechnungen fallen erst auf, wenn das Konto geprüft wird. Bis zur ersten Mahnung vergehen Wochen – und dein Geld liegt beim Kunden.
Zahlungseingänge zuordnen kostet Zeit: Jeder Kontoauszug wird Zeile für Zeile mit offenen Rechnungen abgeglichen. Bei vielen Verträgen ist das ein halber Arbeitstag pro Woche.
Ein Hausmeisterdienst rechnet nie nur auf eine Art ab: kleine Reparaturen als Einzelrechnung, regelmäßige Pflege als Dauerrechnung, große Verträge als Jahresrechnung mit Abschlägen. WiHaus beherrscht alle fünf Typen – und kombiniert sie, wenn ein Vertrag mehrere braucht.
Für einmalige Aufträge: die kaputte Haustür, der Rohrbruch, die Sonderreinigung. Aus dem erledigten Einsatz entsteht die Rechnung per Knopfdruck – mit Zeiten, Material und Fotos als Nachweis.
Für laufende Leistungen mit festem Rhythmus: monatliche Treppenhausreinigung, wöchentlicher Grünpflege-Einsatz. WiHaus erstellt die Rechnung automatisch in jedem Abrechnungszeitraum, ohne dass du daran denken musst.
Der Klassiker bei Hausverwaltungen: ein Vertrag, ein Jahresbetrag, eine Abrechnung zum Jahresende. WiHaus kennt den Vertrag, die Leistungen und den Termin – und stellt die Jahresrechnung automatisch, wenn sie fällig ist.
Bei großen Verträgen willst du nicht bis zum Schluss auf dein Geld warten. Abschlagsrechnungen – etwa quartalsweise – sichern deinen Cashflow, und WiHaus merkt sich jede Zwischenzahlung für die Endabrechnung.
Am Ende des Vertrags rechnest du final ab: Gesamtleistung minus Abschläge. WiHaus verrechnet alle bereits gestellten Abschlagsrechnungen automatisch, sodass die Schlussrechnung immer stimmt – ohne händisches Nachrechnen.
Jeder erledigte Einsatz bringt seine Daten mit: Zeiten, Material, Fotos, Unterschrift. Daraus erstellt WiHaus die Rechnung automatisch – du prüfst nur noch und klickst auf Versenden.
Überfällige Rechnungen erkennt WiHaus von selbst und verschickt Mahnungen in deinem Rhythmus – von der freundlichen Erinnerung bis zur letzten Mahnung. Du behältst den Überblick, ohne Kontoauszüge zu wälzen.
Importiere deine Kontoauszüge, und WiHaus ordnet Zahlungseingänge automatisch den offenen Rechnungen zu. Was bezahlt ist, wird abgehakt – was fehlt, bleibt sichtbar.
Rechnungen und Mahnungen gehen direkt aus WiHaus per E-Mail raus. Jedes Versenden wird protokolliert: Du siehst genau, wann welche Rechnung an wen gegangen ist – ideal bei Rückfragen.
Logo, Farben und Firmenname auf jeder Rechnung und E-Mail. Deine Kunden erhalten Dokumente in deinem Design – professionell und wiedererkennbar, als käme alles aus deinem eigenen Büro.
Das Ergebnis: Deine Jahresrechnungen gehen pünktlich raus, Abschläge sind verrechnet, Mahnungen laufen von selbst – und du siehst jederzeit, welcher Kunde noch offen ist. Die Abrechnung wird vom lästigen Jahresend-Projekt zum automatischen Nebenbei.
30 Tage kostenlos testen, ohne Vertragsbindung. Und wenn du wechselst, übernehmen wir deine Daten aus dem Altsystem.